KONKURSS

Otepää Vallavalitsus kuulutab välja konkursi Euroopa Saunamaraton Otepääl korraldaja leidmiseks.

Otepää vald annab ürituse Euroopa Saunamaraton Otepääl kontseptsiooni tasuta kasutusse koos õigusega korraldada nimetatud üritust Otepää piirkonnas määratud perioodil.

1. Konkursil osalemise tingimused:

1.1 Konkursil osaleja (pakkuja) peab olema juriidiline isik.

1.2 Korraldaja peab esitama Euroopa Saunamaraton Otepääl vähemalt 3 aasta visiooni avalikult saadavaloleva info põhjal.

1.3 Korraldaja peab esitama ürituse turundus- ja kommunikatsiooniplaani.

1.4 Konkursil osalemiseks peab korraldaja esitama portfoolio tehtud töödest.

2. Euroopa Saunamaraton Otepääl korralduslikud tingimused

2.1 Korraldusaeg - 5 aastat.

2.2 Eelarve – piletitulu jm tulud kuuluvad 100% korraldajale. Kõik üritusega seotud kulud (sh majandus- ja tööjõukulud) kannab korraldaja.

2.3 Korraldaja saab kasutada TASUTA avalikku ruumi – Otepää linna keskväljakut, parklat, Otepää Spordihoonet. Täpsemad tingimused on korraldajaga sõlmitud lepingus.

2.4 Korraldaja peab kindlasti ürituse korraldama Otepää piirkonnas ja staabi tegema Otepää linnas – kas spordihoones jne.

2.5 Korraldaja võib teha erisarju – näiteks sügisene saunamaraton linnas vms.

2.6 Üritusel peab olema: vähemalt 15 sauna osalus, maksimaalselt 200 neljaliikmelise meeskonna vastuvõtt, saunade juures toimub ajavõtt, saunad on autosõidu raadiuses, kuni 60 km. Ürituse õhtul toimub auhinnatseremoonia koos peoga. Peopaigas on VIP-alad.

2.7 Korraldaja tagab parkimise ja korraldab liikluse.

2.8 Korraldaja teostab üritusejärgse koristuse, tagab vajadusel meditsiinilise abi ja turvateenuse.

2.9 Korraldaja kohustub andma Otepää vallale teatud koguse pileteid soodustingimustel.

2.10 Üritus peab toimuma talvehooajal, toimumise kuupäev peab olema kooskõlastatud vallaga ja ei tohi kattuda piirkonna rahvusvaheliste suurüritustega.

2.11 Konkursi võitjaga sõlmitakse leping.

2.12 Ürituse korraldamisel tuleb järgida Otepää Vallavolikogu 19.12.2024 a määrust nr 9 „Avaliku ürituse korraldamise ja pidamise nõuded".

3. Konkursil osalemiseks palume saata visiooni, turundus- ja kommunikatsiooniplaani ning portfoolio märksõnaga „Konkurss Euroopa Saunamaraton Otepääl korraldaja leidmiseks"  hiljemalt 31. juuliks 2025. a. e-posti aadressile vald@otepaa.ee.

4. Pakkumusi hindab konkursikomisjon. Iga komisjoni liige annab pakkumuse koosseisus esitatud dokumentide sisule punkte skaalal 1-5.

4.1 Hinnatakse järgmiste esitatud dokumentide sisu:

1. Euroopa Saunamaraton Otepääl vähemalt 3 aasta visiooni kirjeldus;
2. turundus- ja kommunikatsiooniplaani kontseptsiooni kirjeldus;
3. pakkuja portfoolio (professionaalsus, sh varasemate korraldatud ürituste lühitutvustused, pakkuja staaž ja kogemused).

4.2 Hindamise tulemusena kujuneb punktitabel iga dokumendi osas järgmiselt:

4.3 Konkursil osutub edukaks kõige enam punkte saanud pakkuja.

4.4 Võrdse arvu punkte saanud pakkujate puhul eelistatakse pikemaajalise kogemusega pakkujat.

4.5 Otsus konkursi võitja kohta tehakse teatavaks 15.08.2025. Teade saadetakse kõigile konkursil osalejate e-posti teel.

Konkursi kohta annab täiendavat informatsiooni Otepää vallavalitsuse kommunikatsioonijuht  Monika Otrokova, telefon 505 8970, e-post: vald@otepaa.ee