VALLASEKRETÄRI AMETIJUHEND

 

I  ÜLDOSA

 

1. Ametikoha nimetus vallasekretär

2. Ametisse nimetaja vallavanem

3. Kellele allub vallavanem

4. Alluvad jurist, sekretär, volikogu sekretär

5. Asendajad jurist

6. Ametikoha eesmärk vallavalitsuse töö järjepidevuse tagamine, vallavolikogu ja -valitsuse ning kantselei dokumentatsiooni vastavuse tagamine kehtivatele õigusaktidele.

 

II  TEENISTUSÜLESANDED

 

7. Vallasekretär:

7.1 juhib vallakantseleid ning esitab vallavanemale ettepanekuid vallakantselei ülesannete, struktuuri ja teenistujate koosseisu kohta;

7.2 annab kaasallkirja vallavalitsuse määrustele ja korraldustele;

7.3 korraldab vallavolikogu ja -valitsuse istungite ettevalmistamist, kontrollib koostöös volikogu esimehega volikogu istungi päevakorda planeeritud eelnõude ettevalmistamist;

7.4 koostab vallavalitsuse istungi päevakorraprojekti;

7.5 korraldab vallavolikogu ja -valitsuse istungi protokollide vormistamist;

7.6 korraldab vallavolikogu istungi päevakorraprojekti koostamist koostöös volikogu esimehega;

7.7 tagab vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktide eelnõude ja muude dokumentide vastavuse seadustega ning kooskõla teiste õigusaktidega;

7.8 korraldab vallavolikogu ja -valitsuse õigusaktide avaldamist ja töö avalikustamist;

7.9 korraldab valla õigusaktide täitmise kontrolli;

7.10 korraldab vallavolikogu ja -valitsuse liikmete õigusalast nõustamist;

7.11 tagab valla poolt sõlmitavate lepingute vastavuse õigusaktidele ning valla huvidele;

7.12 esindab valda kohtus või volitab selleks teisi isikuid;

7.13 hoiab valla vapipitsatit;

7.14 annab vallakantselei sisemise töö korraldamiseks käskkirju;

7.15 korraldab vallavalitsuse teenistujate personalitööd ja koolitust;

7.16 korraldab vallavalitsuse asjaajamist ning sellega seotud registrite pidamist;

7.17 teostab majandustegevuse registri pidamisega seonduvad toimingud;

7.18 korraldab vallavalitsuse hallatavate asutuste riiklikku registrisse kandmise ja asutuse andmete muutmisel tagab andmete õigeaegse registrisse edastamise;

7.19 teostab vajalikud notariaaltoimingud ja ametliku kinnitamise toimingud vastavalt kehtivatele õigusaktidele;

7.20 korraldab valimiste tehnilise ettevalmistamise ja läbiviimise;

7.21 registreerib kriminaalmenetluse seadustiku §-s 141 sätestatud juhul prokuratuuri määruse või kohtumääruse alusel vallavanema teenistussuhte peatumise määruse saamisele järgnevast tööpäevast;

7.22 kasutab elektroonilist dokumendihalduse programmi Amphora;

7.23 loeb igapäevaselt elektronposti aadressile saabunud kirju ja vastab neile;

7.24 annab vajadusel oma tegevusest ülevaate iga nädala esmaspäeval;

7.25 koostab ja kooskõlastab vallavalitsuse dokumentide liigitamiseks liigitusskeemi vastavalt arhiiviseadusele;

7.26 peab liigutsskeemis ettenähtud dokumentide toimikuid ja esitab need korrastatult arhiveerimiseks iga aasta 1. veebruariks;

7.27 juhindub teenistusülesannete täitmisel valla asjaajamise korrast, sisekorraeeskirjadest ja muudest õigusaktidest;

7.28 täidab muid vahetu ülemuse teenistusalaseid korraldusi ja õigusaktidega pandud ülesandeid;

7.29 menetleb avaliku ürituse korraldamise loa taotlusi.

 

III ÕIGUSED

 

8. Vallasekretäril on õigus:

8.1 teha vahetule ülemusele oma pädevusse kuuluvas valdkonnas töö paremaks korraldamiseks ja probleemide ärahoidmiseks ja lahendamiseks ettepanekuid;

8.2 saada vallaametnikelt ning vallaasutustelt informatsiooni, dokumente jms, mis on vajalikud tema teenistusülesannete täitmiseks;

8.3 saada ametialast koolitust;

8.4 saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikud töövahendid;

8.5 kasutada teenistusülesannete täitmiseks vallavalitsuse transpordivahendit vastavalt kehtivale korrale.

 

IV  VASTUTUS

 

9. Vallasekretär vastutab:

9.1 talle pandud teenistusülesannete õigeaegse ja täpse täitmise eest;

9.2 talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuse, teiste isikute perekonna- ja eraelu puudutavate andmete ning muu ainult asutuse siseseks kasutamiseks määratud informatsiooni hoidmise eest;

9.3 tema kasutusse antud vara säilimise, korrasoleku ja sihipärase kasutamise eest.

 

V  AMETIJUHENDI MUUTMINE

 

10. Ametijuhendit võib muuta:

10.1 vallasekretäri ja vallavanema kokkuleppe alusel;

10.2 juhtudel mil muudatuse aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus ümber korraldada vallavalitsuse tööd;

10.3 vallavanema poolt enne uue vallasekretäri teenistusse nimetamist.