Sekretär

28.06.18

Kristina Reigo
Sekretär
 
Haridus 
Haridustase: rakenduskõrgharidus
2018 - Tartu Ülikool, infokorraldus
2010 - Tartu Kutsehariduskeskus, majandusarvestus
 

 
Teenistuskäik Otepää Vallavalitsuses
01.01.2018 sekretär
01.04.2013 vallasekretäri abi
14.02.2011 - 01.04.2013  sekretär
 
 

SEKRETÄRI AMETIJUHEND
 
I  ÜLDOSA
 
1. Ametikoha nimetus sekretär
2. Ametisse nimetaja vallavanem
3. Kellele allub vallasekretär
4. Asendajad volikogu sekretär
5. Keda asendab volikogu sekretär
6. Ametikoha eesmärk vallavalitsuse ja vallakantselei asjaajamise korraldamine ja
tehniline teenindamine.
 
II  TEENISTUSÜLESANDED
 
7. Sekretär:
7.1 registreerib sissetuleva posti, edastab selle täitjatele ja korraldab dokumendiringlust;
7.2 registreerib väljamineva posti ja korraldab selle edastamist adressaadile;
7.3 teostab vallavalitsuse istungite tehnilist ettevalmistamist ning protokollib istungeid;
7.4 edastab materjalid vallavalitsuse komisjonidele, teostab komisjonide koosolekute tehnilist ettevalmistamist ja vajadusel protokollib neid;
7.5 valmistab ette ja protokollib vallavanema juures toimuvaid nõupidamisi;
7.6 korraldab isikute vastuvõttu vallavanema ja vallasekretäri juurde;
7.7 edastab haldusakti adressaatidele vallavalitsuse õigusaktide ärakirjad ja muud asjasse puutuvad dokumendid;
7.8 tagab volikogu ja vallavalitsuse poolt vastuvõetud õigusaktide avalikustamise;
7.9 täidab perekonnaseisuametniku ülesandeid rahvastikuregistri seadusega kohaliku omavalitsuse üksusele pandud ulatuses;
7.10 teostab isikute elukoha andmete kandmist rahvastikuregistrisse;
7.11 peab personaliarvestust (tööaja arvestus, puhkuse arvestus, koolitused) vallavalitsuse teenistujate ja allasutuste juhtide osas;
7.12 koostab vallavanema käskkirjade eelnõud personaliküsimustes;
7.13 koondab ja arhiveerib arenguvestluste kokkuvõtteid;
7.14 valmistab koostöös vallasekretäriga allkirjastamiseks ette töölepingud ja nende lisad;
7.15 koostab teenistusülesannete täitmiseks vajalikud kirjad ja vastab teabenõuetele;
7.16 kasutab elektroonilist dokumendihalduse programmi Amphora;
7.17 loeb igapäevaselt elektronposti aadressile saabunud kirju ja vastab neile;
7.18 annab vajadusel oma tegevusest ülevaate iga nädala esmaspäeval;
7.19 abistab dokumentide arhiveerimisel ja arhiividokumentide koostamisel, väljastab arhiivist dokumentide ärakirju;
7.20 peab liigitusskeemis ettenähtud dokumentide toimikuid ja esitab need korrastatult arhiveerimiseks iga aasta 1. veebruariks;
7.21 osutab tasulise paljundamise ja skaneerimise teenust, võtab vastu kuulutusi ja teateid ajalehes Otepää Teataja või valla kodulehel avaldamiseks;
7.22 juhindub teenistusülesannete täitmisel valla asjaajamise korrast, sisekorraeeskirjadest ja muudest õigusaktidest;
7.23 edastab ja täidab vallavanema ühekordseid ülesandeid;
7.24 täidab vahetu ülemuse teenistusalaseid korraldusi ja muid õigusaktidega pandud ülesandeid.
 
III  ÕIGUSED
 
8. Sekretäril on õigus:
8.1 teha vahetule ülemusele oma pädevusse kuuluvas valdkonnas töö paremaks korraldamiseks ja probleemide ärahoidmiseks ja lahendamiseks ettepanekuid;
8.2 saada vallaametnikelt ning vallaasutustelt informatsiooni, dokumente jms, mis on vajalikud tema teenistusülesannete täitmiseks;
8.3 saada ametialast koolitust;
8.4 saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikud töövahendid;
8.5 kasutada teenistusülesannete täitmiseks vallavalitsuse transpordivahendit vastavalt kehtivale korrale.
 
IV  VASTUTUS
 
9. Sekretär vastutab:
9.1 talle pandud teenistusülesannete õigeaegse ja täpse täitmise eest;
9.2 talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuse, teiste isikute perekonna- ja eraelu puudutavate andmete ning muu ainult asutuse siseseks kasutamiseks määratud informatsiooni hoidmise eest;
9.3 tema kasutusse antud vara säilimise, korrasoleku ja sihipärase kasutamise eest.
 
V  AMETIJUHENDI MUUTMINE
 
10. Ametijuhendit võib muuta:
10.1 sekretäri ja vallavanema kokkuleppe alusel;
10.2 juhtudel mil muudatuse aluseks on kehtivad õigusaktid või vajadus ümber korraldada vallakantselei tööd;
10.3 vallavanema poolt enne uue sekretäri teenistusse nimetamist.
Toimetaja: MONIKA OTROKOVA