Sekretär

11.02.16
Kristi Mitt
Sekretär


Haridus
Haridustase: kõrgharidus omandamisel
2010 - Tartu Ülikool, õigusteaduskond
2000-2002 Tartu Kutsehariduskeskus, sekretäritöö
1995-1998 Otepää Gümnaasium



Teenistuskäik Otepää Vallavalitsuses
04.03.2014 volikogu sekretär
01.01.2008 - 04.03.2014 sekretär
12.05.2003 - 01.01.2008 tehniline sekretär
01.06.2001 - 12.05.2003 sekretär-asjaajaja




Ametijuhend

1. Üldosa

1.1 Ametikoha nimetus   Volikogu sekretär
1.2 Ametisse nimetamine   vallavanem
1.3 Kellele allub    vallasekretär
1.4 Alluvad     -
1.5 Asendajad     sekretär
1.6 Keda asendab    sekretär
1.7 Ametikoha eesmärk: vallakantselei asjaajamise korraldamine ja tehniline teenindamine, vallavolikogu asjaajamise korraldamine ja tehniline teenindamine. 

2. Teenistuskohustused

2.1. registreerib sissetuleva posti, edastab selle täitjatele ja korraldab dokumendiringlust;
2.2. registreerib väljamineva posti ja korraldab selle edastamist adressaadile;
2.3. kontrollib kirjadele tähtaegset vastamist;
2.4. teostab vallavolikogu istungite ettevalmistamise ja istungite tehniline teenindamise, vastuvõetud õigusaktide vormistamise;
2.5. edastab materjalid volikogu komisjonidele, teostab vallavolikogu komisjonide koosolekute tehnilist ettevalmistamist ja vajadusel protokollib neid;
2.6. valmistab ette ja protokollib volikogu esimehe juures toimuvaid nõupidamisi;
2.7. edastab haldusakti adressaatidele volikogu otsuste ärakirjad ja muud asjasse puutuvad dokumendid;
2.8. kasutab elektroonilist dokumendihalduse programmi Amphora;
2.9. annab vajadusel oma tegevusest ülevaate iga nädala esmaspäeval;
2.10. korraldab dokumentide arhiveerimist;
2.11. loeb igapäevaselt elektronposti ja vastab kirjadele;
2.12. kasutab vallavalitsuse poolt soetatud tarkvara ametiülesannete täitmiseks vajalikus mahus;
2.13. juhindub ametiülesannete täitmisel valla asjaajamise korrast, sisekorraeeskirjadest ja muudest õigusaktidest;
2.14. edastab ja täidab volikogu esimehe ühekordseid ülesandeid;
2.15. täidab perekonnaseisuametniku ülesandeid rahvastikuregistri seadusega kohaliku omavalitsuse üksusele pandud ulatuses;
2.16. osutab tasulise paljundamise ja skaneerimise teenust, võtab vastu kuulutusi ja teateid ajalehes Otepää Teataja või valla kodulehel avaldamiseks;
2.17. võimalusel abistab valla ametliku informatsiooni sisse kandmist EVALD andmekeskkonda;
2.18. täidab vahetu ülemuse teenistusalaseid korraldusi ja muid õigusaktidega pandud ülesandeid.

3. Vastutus

Volikogu sekretär vastutab talle pandud teenistuskohustuste õigeaegse ja täpse täitmise ning talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ärisaladuste, teiste isikute perekonna- ja eraelu puudutavate andmete ning muu ainult asutuse siseseks kasutamiseks määratud informatsiooni hoidmise eest, samuti tema käsutusse antud vara jm vahendite säilimise, korrasoleku ja sihipärase kasutamise eest.

4. Õigused

4.1. Volikogu sekretäril on õigus:
4.1.1 teha vahetule ülemusele oma pädevusse kuuluvas valdkonnas töö paremaks korraldamiseks ja probleemide ärahoidmiseks ja lahendamiseks ettepanekuid;
4.1.2 saada tööks vajalikku informatsiooni ja dokumente teistelt valla ametnikelt ja asutustelt vastavalt kehtivale korrale;
4.1.3 saada teenistuseks vajalikku ametialast täiendkoolitust ja kirjandust vastavalt omavalitsuse rahalistele võimalustele ja kooskõlastatuna vahetu ülemusega;
4.1.4 saada tööks vajalikud töövahendid (arvuti, kontoritehnika, programmid) ja vajadusel abi nende kasutamisel;
4.1.5 kasutada ametiülesannete täitmiseks vallavalitsuse transpordivahendit vastavalt kehtivale korrale.

Toimetaja: MONIKA OTROKOVA